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Para melhorar seu negócio, primeiro pense em mudar seu comportamento
A mudança de comportamento do empresário do varejo farmacêutico, bem como de seus funcionários, é a chave para a melhora efetiva de resultados, dando a clareza de que se a mudança não persistir os resultados tenderão a ser cada vez menos eficazes.
Dos fatores importantes que listaremos abaixo, todos estão diretamente ligados à uma mudança de cultura dentro da empresa. Cultura que persegue controles mais eficazes, modelos de gerenciamentos organizacionais práticos, entendimento de mercado, entre outros. Então entenda, para melhorar seu negócio, primeiro pense em mudar seu comportamento.
1. Planejamento de vendas
Quando pensamos em planejar o quanto minha farmácia deve vender, precisamos entender que alguns fatores precisam ser levados em consideração para que tal ação não se torne uma armadilha e desmotive a equipe, consequentemente, não atingindo os resultados esperados.
Fatores como perspectiva de crescimento do mercado, tendência de vendas nos últimos 4 meses, bem como o entendimento real da despesa total da farmácia são fundamentais para a elaboração de quanto a equipe precisa realmente atingir.
Crescimento de mercado. É fato que a ocorrência de algumas farmácias proporcionarem um crescimento além do mercado, contudo, a grande maioria (ainda mais com o desempenho atual da economia) encontra-se em situações bem abaixo dos desempenhos alcançados dos últimos anos. Dessa forma, se temos um crescimento de mercado estimado 7% (por exemplo) o mínimo que precisamos alcançar é esse patamar. Então ter a informação de quanto nosso mercado irá crescer é fundamental.
Tendência de venda nos últimos 4 meses: É normal presenciar planejamentos de vendas tendo como base sempre o mês anterior, ou seja, objetivando ao longo do ano um crescimento totalmente linear. Esse movimento não se encaixa, pois sabemos que em todo ramo de atividade temos os períodos sazonais. Dessa forma, entender que em alguns meses temos que planejar a venda menor que o mês anterior é fundamental para que consigamos manter a equipe com foco nos resultados, sempre de forma motivada e acreditando que o desafio de venda que foi colocado é passível de ser alcançado.
Despesa total da farmácia: Fechando os 3 fatores, a despesa total é tão importante quanto os dois já citados. É de extrema importância planejar uma venda que atinja um resultado para que seja coberta as despesas e nos proporcione o tão esperado lucro. Infelizmente, presencia se muitas lojas sem um controle correto, sempre “achando” que sua despesa representa X ou Y. Importante entender que despesa está relacionado a tudo que a farmácia paga e não tem como objetivo revender para obter lucro, ou seja, fornecedores não fazem parte.
Assim, um planejamento de venda realmente eficaz será conseguido a partir do momento que o gestor entenda o que ocorre no mercado, tenha as medições do comportamento da sua venda ao longo do ano e tenha, principalmente, sua despesa efetivamente controlada. São os 3 pilares principais para elaborar um planejamento consistente.
2. Estratégia de mercado para varejo farmacêutico
Estratégia é uma palavra de origem grega (strategia), que significa obter um plano, método ou manobra para alcançar determinado resultado. Nos dias atuais, ainda mais num mercado de extrema concorrência, é fundamental que a estratégia esteja ligada nas ações do dia a dia da empresa.
Para planejar e obter uma sstratégia eficiente é preciso ter variáveis que possibilitem tomadas de decisões corretas, da qual somente será possível quando se obter informações fidedignas para análise. Assim, o comportamento de estar atento à concorrência, ao cliente, ou mesmo com a própria equipe será importante para que seja possível entender qual caminho trilhar para melhorar os resultados. Um exemplo, do varejo farmacêutico, está ligado ao desconto fornecido aos cliente nos produtos chamados “formadores de opinião”.
Nessa linha de produtos muitas lojas pesquisam frequentemente seus concorrentes e planejam ações sempre com intuito de apresentar aos clientes ganhos “extras”. O caso dos anticoncepcionais, por exemplo, é normal ter no mercado farmácias trabalhando com desconto de 22%, porém, algumas passam a dar um desconto diferenciado se levar uma segunda caixa. Assim o cliente pode ter o mesmo desconto de 22%, porém, se levar a segunda caixa o desconto aumenta para 30%. Lembrando que esse caso é dado apenas como exemplo para entender que a vantagem em oferecer algo a mais para o cliente está presente no dia a dia das farmácias. Analise qual seria a melhor forma e quais os produtos que podem encaixar na realidade de cada PDV.
Para toda estratégia de vendas é necessário uma medição de seus resultados. O correto é medir a quantidade de unidades vendidas e não o valor em R$. Assim será possível entender antes e durante da ação o resultado que está sendo realizado.
Pesquise seu concorrente, entenda o comportamento do seu cliente e de seus funcionários e Planeja uma Estratégia que esteja dentro de suas características.
3. Planejamento e gestão de compras
A gestão de compras é fundamental para que a Loja tenha um nível de ruptura extremamente baixa, tenha um nível de estoque dentro da realidade de cada farmácia e possua um fluxo de caixa saudável, sem “queimar” o capital de giro. Quando falamos em gestão de compras precisa se entender que ter uma boa gestão não é apenas comprar com maior desconto, mas analisar prazo e, principalmente, se realmente é preciso comprar.
Infelizmente é rotina encontrar farmácias que trabalham sem capital de giro na maioria dos dias que representam o mês. Lojas que dos 30 ou 31 dias, ficam no “vermelho”15, 20 dias. Isso se dá por dois fatores básicos: não tratar prazo e comprar além da demanda necessária, principalmente no fim do mês quando a distribuição e os laboratórios aparecem com bons negócios para serem realizados. É importante entender que um bom negócio é quando compro com menor preço e tenho capital de giro disponível para honrar o compromisso ou, o prazo de pagamento, está dentro da minha realidade de recebimento. Caso contrário a Compra passa se tornar um problema na gestão financeira da farmácia.
Não iremos falar aqui em Curva ABC nem em quantos dias compras. Isso é da rotina de cada PDV, procedimentos e cronogramas de compras diferentes em cada empresa. O que precisa se entender é que a compra será bem feita quando for possível alinhar a verdadeira realidade e necessidade de compra, prazo e capacidade de pagamento de cada farmácia. Se essas variáveis não estiverem alinhadas com certeza problemas como ruptura e falta de recursos financeiros para quitar os compromissos serão rotina.
Para o se ter um entendimento fácil se a compra está de acordo com uma movimentação adequada basta criar uma planilha e nela colocar os valores de vendas e compras de cada mês.
4. Planejamento e gestão de estoque
Importante entender que o nível de estoque está ligado diretamente à capacidade de atender todos os clientes que entram dentro da farmácia. Não adianta um bom atendimento, lojas bem iluminadas, ótima estrutura física, cafezinho se não tiver o produto que o cliente necessita. Para que seja possível haver um nível de estoque correto (sem muito excesso ou com ruptura) é preciso estabelecer parâmetros para cada linha de produtos. Esses parâmetros podem ser estabelecidos levando em consideração o total de números de unidades ou o valor total do estoque a preço de venda em cada linha de produtos (medicamentos, perfumarias, genéricos, etc…) relacionado diretamente a venda do ultimo mês. Para ficar mais claro, vamos a um exemplo.
Se em média é vendido 1000 unidades de genéricos por mês, pode se estabelecer um nível máximo e mínimo de excesso, o chamado nível padrão. Para cada 1000 unidades vendidas estabelece, nesse caso, um excesso de até 150% e um mínimo de até 120%, ou seja, meu padrão sempre estará relacionado ao total das unidades vendidas. Assim o nível máximo seria de 1500 unidades e o mínimo de 1200 unidades. Se a sua venda passar a ser em média 1300 unidades mês, seus parâmetros em % não mudam, serão os mesmos 150% e 120%. O que muda é o numero de unidades que passaria a ser 1950 unidades máxima e 1560 unidades mínima em estoque. É um parâmetro que irá aumentar ou diminuir de acordo com sua capacidade de venda. Esse mesmo calculo pode ser feito em valores R$, apenas siga a mesma regra. Um conselho, faça as duas medições e estabeleça padrões para cada grupo de produtos e de acordo com seu cronograma de compra. A regra é, quanto mais demorada for a logística de reposição, maior deverá ser meu nível de estoque para não correr o risco de ter ruptura.
5 . Planejamento e gestão financeira para varejo farmacêutico
Fundamental para o crescimento de qualquer empresa é ter uma vida financeira saudável. Para muitos uma gestão complicada, por se tratar de muitos números, seja no controle dos recebimentos ou dos pagamentos. Contudo, a gestão financeira, quando se trata de varejo, é muito mais voltada a processos e rotinas e menos à cálculos.
A base de controle é saber efetivamente o quanto entra de recurso financeiro e quanto é desembolsado para quitação das obrigações. Dentro desse propósito é preciso alinhar a real capacidade da farmácia de quanto realmente ela pode planejar de vencimentos dentro de um determinado período (normalmente 1 mês) e quanto deve entrar em caixa para que possa ser controlado se realmente o recebimento está condicente com a venda.
É necessário diariamente anotar todas as entradas de receitas financeiras (dinheiro e os créditos liberados em contato corrente) e todos os pagamentos efetuados, sejam provenientes de despesas ou fornecedores. A partir do momento que se cria uma rotina, fica mais fácil tomar as decisões de como e quando pagar, bem como controlar de forma eficaz o real índice de recebimento.
É normal nas gestões aplicadas atualmente controlar o que se paga, porém, a entrada de recursos fica simplesmente esquecido, o que acaba sendo um grande erro. Para saber se o que estamos vendendo estamos recebendo pode se criar um índice de conferência. Esse índice nada mais é que a média de venda dos últimos 2 meses multiplicado por 98%. Exemplificando, se num mês a venda liquida foi de 100 mil e no outro 120 mil, temos uma média de 110 mil, multiplicando esse valor por 98% tem se o resultado de 107 mil. Ou seja, o mínimo que deveria ter entrado no caixa é esse valor. Caso não esteja nesse parâmetro, é aconselhável rever alguns controles e procedimentos de fechamentos e conferências dos recursos recebíveis.
A partir do momento que tenho o controle de tudo que é pago e de tudo que é recebível, num parâmetro correto e eficaz, a gestão financeira da farmácia começa a ficar de forma clara e as ações de melhoria, de controle e tomada de decisões fica muito mais fácil e menos arriscada.
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