Fazer um cadastro de produtos eficiente é um desafio e também uma obrigação dos gestores das farmácias. Afinal, é por meio dessa prática que se torna possível obter informações que serão usadas em todas as operações da loja, tais como o controle de estoque, os processos de venda, análise de performance de categorias e a parte fiscal.
É por isso que dedicar atenção e ter muita responsabilidade ao executar essa tarefa é importante e nós estamos aqui para ajudá-lo em todo o processo.
Ao fazer a leitura deste artigo, você saberá mais sobre a importância do cadastro de produtos para a farmácia, bem como conhecerá uma série de boas práticas para executar essa atividade. Vamos lá?
A importância do cadastro de produtos para a farmácia
O cadastro de produtos é a base para que outros setores da sua farmácia, como o fiscal, gestor de loja e o financeiro, trabalhem de forma coesa e correta.
É por isso que esse processo deve ser feito de forma correta nas drogarias, evitando falhas que podem resultar em problemas sérios para a organização.
Para você ter uma ideia, se os produtos da farmácia não forem corretamente cadastrados no sistema de gestão, a farmácia corre o risco de pagar impostos desnecessários, bem como deixar de arcar com os tributos e, mais tarde, ser multado pelo Fisco.
Isso prejudica diretamente a saúde financeira do negócio. Por isso, cadastrar os produtos corretamente é tão importante.
O cadastro incorreto também pode fazer com que o setor de compras deixe de adquirir mais unidades de um item com muita saída, por exemplo. Também acontece o contrário, ou seja, comprar de mais um produto que sai pouco.
Para as farmácias que atuam no formato de e-commerce, ter um cadastro de produtos eficiente é ainda mais importante. Isso porque, se você estiver com um item em falta no estoque, por exemplo, ele deve informar que o produto está indisponível no momento.
A partir de um cadastro estruturado, também é possível que o gestor faça análises de performance através do Gerenciamento por categorias. Sendo possível entender quais grupo de categorias, categorias, subcategorias e marcas tiveram melhor performance ou não. Através dessa análise é possível também entender oportunidades de ampliação de mix, inativação de produtos, marcas mais relevantes e até mesmo qual produto é o carro chefe daquela categoria.
Esse cadastro pode apoiar na tomada de decisão para cadastrar uma nova marca, pois você consegue analisar como a categoria já está em performance e se é viável o novo cadastro.
Boas práticas ao trabalhar com cadastro de produtos na farmácia
Para que você acerte mais e tenha menos prejuízos por conta do cadastro de produto incorreto na farmácia, listamos uma série de boas práticas que podem ser seguidas. Confira!
Defina um responsável pelo cadastro de produto
É fundamental que a sua farmácia tenha um colaborador responsável para fazer os cadastros de produtos. Assim, os processos conseguem fluir melhor, pois o responsável irá destravar as barreiras do percurso, tirando dúvidas, consultando os fornecedores, agilizando o fluxo de informações com outros colaboradores da loja e assim divide responsabilidades.
Não há nenhum problema de mais colaboradores cadastrarem os produtos, porém, é importante ter um responsável, que supervisione e revise esse trabalho. De tal maneira, se evita que algo aconteça de forma incorreta.
Padronize as descrições dos produtos
Para evitar erros e até mesmo facilitar o trabalho de quem faz o cadastro de produtos, padronizar as descrições é uma boa estratégia.
A nossa dica é para que os produtos sejam cadastrados com alguns agrupamentos, podendo ser eles: grupo de categorias, categorias, subcategorias e marcas. Mas também pode ser adequado de acordo com a sua necessidade, podendo ser por exemplo por categorias e marcas apenas.
Também é importante que no cadastro contenha essas informações, elas facilitam a venda, a orientação para o cliente, a emissão de notas, entre outros:
- peso.
- embalagem;
- sabor/aroma;
- código de barras;
- entre outros.
Outra padronização importante é da nomenclatura dos produtos, é necessário evitar abreviações, se não for possível é importante ter um padrão de abreviação, por exemplo: Todo shampoo ser abreviado como Shamp / SH.
Essa descrição, inclusive, pode ser compartilhada com os clientes, em anúncios impressos, nas redes sociais ou site da farmácia. Assim, o shopper poderá ter uma visão mais detalhada de cada item.
Contrate uma ferramenta de gestão e validação fiscal
Contratar uma boa ferramenta de gestão e validação fiscal é bem importante para manter os cadastros de produtos atualizados e evitar erros na contagem.
A parte fiscal do cadastro é uma das mais desafiadoras para os gestores de farmácias. Isso porque ela exige o preenchimento de vários campos complexos e tributações.
Ao contar com um software que realize esse procedimento de forma automática, além de ganhar muito tempo, você evita erros e dores de cabeça no futuro.
Faça inventários periodicamente
O inventário de produtos pode ser definido como uma estratégia em que os gestores das drogarias verificam o número de produtos em estoque e conferem a quantidade de cada um deles disponíveis para venda.
Ao fazer o inventário, também é possível localizar possíveis erros no cadastro de produtos. Por isso, a prática dessa atividade é tão importante e deve ser realizada periodicamente no comércio varejista.
Adote essas boas práticas e melhore a forma como é realizado o cadastro de produtos na sua farmácia! Não deixe que os erros possam comprometer a sua lucratividade.
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